Tidak biasanya, hari Senin pagi Aldo datang ke kantor 1 jam lebih awal dari jam masuk. Ketika tiba di depan meja, Aldo menghela napas ketika melihat 5 sticky notes yang berisi to-do-list mengenai detail pekerjaannya.

Rupanya Ia tengah merasa stres karena masih harus menyelesaikan 2 project dan laporan meeting bulanan untuk minggu depan, dan berencana untuk mencicil pekerjaannya dengan datang lebih pagi.

Ketika membuka laptop, Aldo pun semakin pusing ketika menerima email baru yang sudah mencapai angka belasan. Argh! Sepertinya minggu ini akan menjadi minggu yang panjang untuk Aldo.

Pernah berada di posisi Aldo? Well, kamu nggak sendirian, kok!

Mudah bagi siapa pun untuk merasa panik karena banyaknya pekerjaan yang mendesak. To-do-list yang semakin panjang dengan waktu yang semakin pendek bisa membuatmu stres dan malah bingung untuk mengatur kerjaan. Di saat dirimu panik, kamu pun biasanya semakin tidak bisa berpikir dengan jernih dan malah menjadi tidak produktif. Kunci untuk bisa menyelesaikan semua ini ternyata sederhana, yaitu dengan menyusun skala prioritas.

Tarik napas dan tenangkan dirimu sejenak, kamu bisa menentukan skala prioritasmu dengan membuat Eisenhower Decision Matrix, sebuah teknik manajemen yang diciptakan oleh Dwight Eisenhower. Sederhananya, kelompokkan pekerjaan dan hal-hal yang perlu kamu selesaikan dalam 4 kotak dengan label “Penting” dan “Tidak Penting”, serta “Mendesak” atau “Tidak Mendesak”

Selain mengelompokkan dengan matriks, kamu bisa juga menggunakan 5 pertanyaan penting menurut The Every Girl ini untuk menyusun skala prioritas yang efektif:

Apa yang harus diselesaikan hari ini?

Dilihat dari jangka waktu yang lebih lama, agenda yang padat selama seminggu atau bahkan sebulan mungkin akan semakin membingungkanmu. Mana yang perlu dikerjakan lebih dulu, laporan meeting minggu depan atau menyiapkan data presentasi penting dua minggu ke depan? Untuk membantumu mendapatkan gambaran lebih jelas, coba ketahui apa hal yang paling penting dari to-do-list-mu hari ini? Dan apa yang mendesak dan harus kamu selesaikan dalam 8 jam kedepan di kantor?
Di antara pekerjaan yang mendesak ini, mana pekerjaan yang paling penting?

Semua pekerjaan memang penting. Karena jika tidak, buat apa pekerjaan tersebut harus kamu selesaikan. Tapi untuk menentukan skala prioritas, coba fokus pada pekerjaan yang paling mendesak dan penting. Caranya, pertimbangkan konsekuensi yang akan kamu dapatkan apabila kamu tidak menyelesaikan tiap pekerjaan yang ada di to-do-list-mu. Memikirkan akibat terburuk dari hal ini memang menyeramkan, namun dengan begini kamu akan bisa memilah mana pekerjaan yang benar-benar harus diselesaikan lebih dulu.

Apa pekerjaan ini bisa didelegasikan?

Di tengah kepanikanmu, tidak jarang kamu lupa bahwa ada beberapa pekerjaan yang bisa didelegasikan ke anggota tim lainnya. Hal-hal yang bisa didelegasikan ini biasanya termasuk dalam bagian yang penting, namun tidak terlalu mendesak atau fatal untuk dilakukan. Jangan ragu untuk memberikan pekerjaan ini ke rekan tim-mu jika memang bisa, misalnya hal-hal kecil seperti melengkapi data atau melakukan follow up melalui telepon ke divisi lain.

Cara lain jika memang pekerjaanmu tidak bisa didelegasikan, selesaikan tugas yang mendesak tetapi kurang penting segera setelah kamu membereskan pekerjaan yang lebih penting.

Mana pekerjaan yang penting, namun tidak mendesak?

Tugas yang penting dan mendesak sudah kamu selesaikan. Selanjutnya, berbagai project dan tugas dengan deadline yang tidak terlalu dekat bisa kamu cicil agar ada kemajuan setiap harinya. Proses mencicil ini penting agar kamu tidak keteteran sendiri ketika deadline sudah mendekat.

Pekerjaan yang masuk dalam kategori penting dan tidak mendesak ini kemudian bisa kamu petakan lagi menjadi tahapan-tahapan kecil di kalender. Tentukan sendiri target dan deadline-mu agar pekerjaan bisa berjalan sesuai rencana.

Apa ada pekerjaan yang bisa kamu hapus dari to-do-list?

Coba periksa kembali to-do-list dan pilih pekerjaan yang termasuk dalam kategori tidak penting dan tidak mendesak. Well, pekerjaan inilah yang bisa kamu hapus dari to-do-list. Perhatikan juga apakah tugas ini memang merupakan kebutuhan atau hanya merupakan kebiasaan yang sebenarnya tidak berdampak langsung terhadap pekerjaanmu.

Menyusun skala prioritas memang tidak semudah kelihatannya, dan bisa menjadi tantangan sendiri. Terlebih ketika kamu merasa semua pekerjaanmu penting dan merasa tertekan akibat deadline yang terlalu padat. Tapi setelah menggunakan trik di atas, diharapkan kamu akan bisa mengatur prioritas pekerjaanmu dengan lebih baik, ya!

sumber artikel : https://glints.com/id/lowongan/cara-menyusun-skala-prioritas/#.YTshrt8xXIU, penulis Maria Juwita

Gambar : <a href='https://www.freepik.com/photos/paper'>Paper photo created by freepik - www.freepik.com</a>